Le Groupement prévention des risques incendie recrute un adjoint administratif contractuel pour une durée de 3 mois, éventuellement renouvelable, pour exercer les fonctions d'assistant(e) 

Pour exercer les fonctions d’assistant(e)

Poste basé à COLMAR

Rattaché(e) au service gestion et mise en œuvre du groupement prévention des risques incendie, vous interviendrez en soutien à l’équipe administrative et aux sapeurs-pompiers préventionnistes en réalisant les tâches relatives au traitement des études et à l’organisation des visites concernant notamment les établissements recevant du public.

• Activités principales

-          Assurer l’accueil téléphonique ;

-          Participer au traitement des dossiers papiers et dématérialisés relatifs aux études d’autorisation d’urbanisme (enregistrement du courrier, relecture, mise en forme et mise à la signature des rapports du groupement, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;

-          Participer au traitement et à l’organisation des visites des commissions de sécurité relatives aux ERP/IGH (élaboration du planning des visites, relecture, mise en forme et mise à la signature des procès-verbaux, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;

-          Participer à l’organisation des réunions de la sous-commission ERP/IGH ;

-          Participer aux travaux d’archivage du groupement (restructuration des archives papier, mise à jour de la base de données sur le logiciel métier, gestion quotidienne des archives vivantes) ;

-          Participer au projet de dématérialisation des autorisations d’urbanisme ;

-          Assurer les autres tâches du secrétariat : traitement des demandes par mails, rédaction de courriers, suivi du planning du service (Outlook) ;

-          Participer aux réunions de service.

• Profil

-          Expérience en secrétariat souhaitée ;

-          Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel, Outlook et les différents outils informatiques nécessaires à l’activité (travail quotidien sur un logiciel métier) ;

-          Avoir un très bon niveau d’orthographe et de grammaire ;

-          Avoir un sens de la rigueur développé ;

-          Faire preuve de discrétion professionnelle ;

-          Etre à l’aise au téléphone ;

-          Travail en équipe, aisance relationnelle.

• Poste vacant à partir du : Dès que possible

• Date limite de dépôt des candidatures : 15 mai 2024

• Des renseignements peuvent être obtenus auprès de :

Madame Clara SCHAEFFER, cheffe du service gestion et mise en œuvre : 03 89 30 18 89

• Avantages :

-          Titres restaurant.

Les courriers de candidature accompagnés d’un curriculum vitæ et d’une pièce d’identité sont à adresser, par voie électronique, à grh.recrutements@sdis68.fr.